Fundraising eszköztár - így keress támogatókat

Az oldal utolsó tartalmi frissítésének időpontja: 2023.10.16.

Fundraising tanácsok

Készítsetek weboldalt, vagy egy közösségi média oldalt a csapatotoknak, amelyen keresztül kommunikálni szeretnétek a potenciális és meglévő támogatóitok felé.
A weboldalon/közösségi média csatornán rendszeresen számoljatok be a sikereitekről, eredményeitekről mind a felkészülés, mind a verseny során. Érdemes minden egyes alkalommal külön megemlíteni a támogatóitokat.
Érdemes adománygyűjtő eseményeket szerveznetek. Süssetek közösen sütit, majd becsületkassza alapon kérjetek kisebb támogatásokat. Ez egy remek csapatépítő tevékenységként is felfoghatjátok.
Fogalmazzátok meg a történeteket. Azt, hogy kik vagytok ti és hogy miért támogatnátok magatokat. Ez legyen az üzenet, amit majd megfogalmaztok a potenciális támogatók felé.
Készítsetek egy erőforrás térképet. Nézzétek meg, hogy a csapattagok ki mindenkivel állnak kapcsolatban, kik azok, akik potenciális szponzorok lehetnek. Ezeket a lehetséges szponzorokat keressétek meg, érdemes a környéken lévő kis- és közepes vállalkozásokat is megkeresni.
Cégek esetén érdemes arra is gondolni, hogy a támogatást miért lesz jó a cégnek. Tervezetek be nekik plusz megjelenéseket (akár szponzorált pólókat). Ha ez plusz költséget jelent, azt már előre számoljátok be a költségvetésetekbe.
Készítsetek előzetes költségvetést arról, hogy mennyi pénzt szeretnétek összegyűjteni. Érdemes minden fontos tétellel számolni előzetesen.
A támogatóknak, szponzoroknak a szezon végén részletesen számoljatok be az eredményitekről és arról, hogy mire költöttétek a kapott támogatást. Legyetek transzparensek!

Hogyan állíts össze egy fundraising tervet?

Készíts egy Word, PDF dokumentumot - akár a letölthető mintánkat használva. A dokumentumnak legyen lényegretörő, lehetőleg rövid, de derüljön ki belőle, hogy kik vagytok, mi a célotok és hogy mit tudtok adni a támogatóknak.

Ehhez elsőként írjatok egy rövid bemutatkozást és mindenképpen osszatok meg magatokról is egy képet. Érdemes egy úgynevezett SWOT analízist is elhelyezni a dokumentumban, amelyben röviden leírjátok az erőséggeiteket, gyengességeiteket, a lehetőségeiteket és a lehetséges veszélyeket. Érdemes ezen felül a hatásra is kitérnetek, bemutatva azt, hogy a csapat mennyi embert ér el, mennyi embernek prezenáltatok már, tartottatok esetleg pályaorientációs beszélgetést, és hogy a csapat támogatása mennyi gyerekre lesz hatással. Ez akkor tud jól működni, ha a csapat célja valóban a tudás megosztása, és hogy minél több fiatalra hatással legyen - ami egyébként a FIRST alapértékek egyik fontos pillére.

Tegyetek a dokumentumba egy költségbecslést, írjátok meg pontosan, hogy mennyi pénzre van szükségetek. Érdemes emellett egy listát is készítenetek azokról a tételekről, amelyek ugyan nem szükségesek az induláshoz, de a segítségükkel jobb eredményt érhetnétek el. Szerintetek jobb eredményt érnétek el még egy robottal? Írjátok bele, hátha lesz egy támogató, aki azt is kifizeti majd.

Fontos, hogy írjatok egy listát azon területekről, ahol a véleményetek szerint mentorálás hasznos lenne számotokra. Ez segít a cégeknek, magánszemélyeknek, hogy jobban részesei válhassanak a csapat életének - amennyiben erre igényük van.

Készítsetek több szponzor csomagot. Találjátok ki, hogy mi adtok annak a támogatónak, aki gyakorlatilag mindent kifizet (névadó szponzor), emellett érdemes platinum, arany és ezüst csomagokat is készítenetek, valamint a kisebb adományozóknak is érdemes külön csomagot készíteni.

Ezt követően pedig írjátok össze, hogy miként szeretnétek majd az adománygyűjtést megvalósítani, kiket akartok megkeresni, esetleg milyen eseményeket akartok szervezni, mely eseményeken akartok megjelenni. A terv része legyen az ütemezés is.

Ezen információk alapján már egy tudatos adománygyűjtés indítható.

Közösségi elemzés

Adománygyűjtés előtt érdemes egy közösségi elemzést készítenetek, hogy feltárjátok a csapat számára elérhető cégeket, potenciális szponzorokat. Ha egy megbeszélésen összeállítottátok azoknak a cégeknek, szervezeteknek, esetleg személyeknek a listáját, akiket potenciális szponzornak gondoltok, azokat rendezzétek egy adatbázisba, hogy nyomon tudjátok követni a megkereséseket, a visszajelzéseket és a szponzor/támogatóval kapcsolatos minden folyamatot.

Egy közösségi analízis készítése során:

Elsőként tartsatok egy megbeszélést a csapattagok, mentorok, edzők és esetleg szülők résztévelével és készítsetek egy listát
- Azokról a cégekről, szervezetekről, amelyekkel a csapattagok már kapcsolatban állnak
- Azokról az eseményekről, ahol a csapat adománygyűjtés céljából megjelenne
- Azokról az egyéb adománygyűjtési lehetőségekről, amit csapatként el tudtok végezni
- Azokról a szervezetekről, amelyeket a csapat el tud és akar érni
Nézzétek meg, hogy az adott területen, közösségen belül melyek azok a cégek, szervezetek, amelyek támogatók lehetnek.
Próbáljátok cégenként kijelölni azokat a személyeket, akiket szeretnétek megkeresni, akiket a leginkább elérhetőnek gondoltok
Ha már van szponzorotok kérjetek tőle ajánlást, esetleg kérjétek meg, hogy más cégeknek is mutasson be titeket

Egy szponzor adatbázisban az alábbi oszlopokat érdemes szerepeltetni:

Cég neve
Státusz (Potenciális szponzor, korábbi szponzor, meglévő szponzor, társintézmény stb.)
Partnerség státusz (támogatás, megkeresve, elutasítva, függőben)
Cégről információ
- Weboldal
- Cím
- Telefonszám
- Szektor
- Felelős
Céges kontakt
- Név
- Titulus
- Telefonszám
- E-mail cím
Kapcsolódási előzmények
- Első megkeresés ideje
- Megkeresés módja
- Kapott visszajelzés
- Második megkeresés ideje
- Megkeresés módja
- Kapott visszajelzés
Csapat teljesítések (Meglévő támogatóknak)
- Első köszönő levél
- Meghívás eseményre
- Csapat eredményeiről beszámoló
Jegyzetek

A lista szabadon bővíthető a csapatok igényeinek megfelelően. Érdemes előzetesen 100 potenciális szponzort felvenni, majd kiosztani a felelősöket a csapattagok között. Ha egy csapatban 10 ember keres szponzort és mindenki legalább 20 cégnek kiküldi, akkor a 200 megkeresésből jó eséllyel lesz 3-4 cég, aki aktívan támogatni fogja majd a csapatot.

Hogyan prezentáljunk egy lehetséges szponzornak?

Ha egy csapat megfogalmazta az igényeit, azonosította a lehetséges támogatóit, és elkészítette a szponzorkereséshez szükséges dokumentumokat, elindulhat a donorok keresése. Mielőtt elkezdenétek hivogatni a cégeket, vagy tömegével kiküldeni a leveleket, tartsatok egy csapatmegbeszélést és vegyétek át azt, hogy mit fogtok mondani a lehetséges támogatóknak. Próbáljátok azt minél többször eljátszani, hogy magabiztosabbak legyetek. Fontos, hogy legyen egy jól kommunikálható özeneteket, egy történet, ami mellé szívesen odaállnak az emberek. A "Szeretnénk elindulni egy robotversenyen, de nincs hozzá pénzünk" nem feltétlenül a legjobb irány, viszont a "Egy robotprogramozó csapatot építünk egy globális versenyhez, célunk a térség legjobb robotikai műhelyévé válni, amihez partnereket keresünk" már egy jobb ajánlat lehet a cégeknek, főként, hogy már a megkeresésből is egyértelmű, hogy egy partneri viszonyt szeretnétek kialakítani, ami a megkeresett szponzorjelöltnek is előnyős lehet.

Mielőtt megkeresnétek a lehetséges támogatót:

Írjatok egy listát azon cégekről, szervezetekről, akiket meg akartok keresni
Osszátok fel egymás között a cégeket, szervezeteket, nehogy ketten is megkeressétek azokat.
Határozzatok meg határidőket, hogy nehogy kicsússzatok az időből
Ha telefonon hívjátok fel a cégeket, készítsetek egy folyamatábrát arról, hogy mikor mit szeretnétek mondani, például ha hangposta jelentkezik be, ha a hívott éppen nem ér rá, ha elérhető és ha egyáltalán nem érdeklődik az ajánlattal kapcsolatban
Játszátok előre el a beszélgetéseket, vonjátok be a mentorokat, szülőket és ha kell, akkor finomítsátok a folyamatábrát és írjátok át az elhangtó mondatokat

Mikor elsőként keresitek meg a lehetséges támogatót:

Próbáld kideríteni, hogy a megfelelő emberrel, döntéshozóval beszélsz-e. Ha nem, kérj előrhetőséget hozzá, és rögzzítsd a közös adatbázisban a változást
Tartsd magadat az előre elpróbált forgatókönyvhöz mégha váratlan események történnek is. Ne olvasd fel a szöveget,
Csak azután rakd le a telefont, hogy megbeszéltétek a következő lépést.
Ha személyes prezentációt tartasz, akkor előzetesen döntsétek el:
- A prezentáció időtartamát
- A szükséges hely méretét
- Akartok-e robotot is vinni
- A résztvevő csapattagok létszámát
Mindig legyél kedves, és ne legyél túl rámenős. Mindig köszönd meg, hogy a másik fél időt szakít rád/rátok. Mindig a közös dokumentum szerint járj el, és a beszélgetés után rögzíts le mindent, amíg még emlékszel arra

Hogyen érdemes prezentálnotok?

Keltsétek professzionális csapat benyomását
- Döntsétek el, hogy elegáns öltözetben, vagy a csapat egyenruhájában/mezében akartok-e megjelenni. Legyetek ápoltak.
- Ne visseljtek sapkát, napszemüveget
- Prezentálás alatt ne rágózzatok, egyetek, igyetok
- Felejtsétek el a telefonotokat, teljesen figyelmetek a megbeszélésen legyen
Vigyetek magatokkal releváns dokumentumokat
A prezentációtoknak legyen egy otthagyható változata
Legyen magabiztos a megjelenésetek, testbeszédetek
- Érkezéskor fontos a kézfogás és a szemkontaktus
- Ne tegyétek keresztbe a kezeteket, lábatokat. Próbáljátok nyugodtak maradni
- Prezentálás alatt mindig teljes testetekkel forduljatok a hallgatóság felé, ha társatok prezentál, beszél, forduljatok felé
- Ne vágjatok egymás szavába, hallgasatok meg figyelmesen mindenkit
- Ülés közben ne könyököljetek
- Beszéd közben ne siessetek, ne próbáljatok meg túllenni az egészen. A beszédetek legyen nyugott, érthető
Legyetek emberiek: mutassátok meg, hogy miért fontos nektek ez az egész, legyél büszke a csapatra, akit képviselj, és mondd el a történetedet, hogy te most miért állsz ott, ahol állsz.

A prezentáció végén

Válaszoljatok minden felmerülő kérdésre
Próbáljátok leegyeztetni a következő lépést
Jegyezzétek le a következő lépés módját, ütemezését
Köszönjétek meg a potenciális szponzornak, hogy meghallgatott titeket, időt szakított rátok
Hagyjatok nála egy megfogható, fizikai dokumentumot
Kifelé és fogjatok szemet és nézzetek egymás szemébe